Calendly + HubSpot
A integração do Calendly com o HubSpot conecta suas reuniões ao seu CRM. Ela adiciona ou atualiza automaticamente contatos e atividades de reunião no HubSpot.
Quando uma reunião do Calendly é agendada, cancelada ou marcada como não comparecimento, o HubSpot irá:
- Criar contatos se o convidado ainda não estiver no HubSpot
- Criar e atualizar atividades
- Atualizar notas da reunião
- Atualizar perguntas e respostas personalizadas
Antes de começar
Você precisará do seguinte:
- Privilégios de administrador do Calendly
- Uma Conta HubSpot gratuita ou paga com privilégios de administrador do HubSpot
Note
O plano gratuito do HubSpot suporta apenas 10 propriedades personalizadas. Se você ultrapassar esse limite, as sincronizações podem falhar.
O que a integração faz
Quando alguém reserva uma reunião com o Calendly:
- Se o e-mail do convidado não estiver no HubSpot, um novo contato é criado com o nome e o e-mail.
- Se o contato já existir, o HubSpot adiciona a atividade da reunião, mas não altera os detalhes ou o proprietário do contato.
- Se o e-mail do usuário do Calendly não corresponder ao e-mail dele no HubSpot, o proprietário do contato é marcado como “sem atribuição”.
O que o HubSpot adiciona ao contato
Quando um convidado agenda uma reunião, uma nova atividade será criada com o seguinte:
- Tipo: Reunião
- Nome da reunião
- Proprietário
- Contato
- Duração do evento
- Número de participantes
O título da reunião aparece como "Reunião-Calendly: {Event name}". Essas atividades são registradas na cronologia do contato, não na ferramenta de Reuniões do HubSpot.
O que acontece quando as reuniões mudam
Reuniões canceladas ou remarcadas:
- O HubSpot atualiza a atividade e notifica ambas as partes.
- Reuniões canceladas mostram “[Canceled]” no início do título da reunião.
- O HubSpot mantém reuniões passadas para referência.
Duração da reunião:
- O HubSpot arredonda qualquer reunião com duração inferior a 15 minutos para uma reunião de 15 minutos.
- Se você editar a duração da reunião no HubSpot, ela não será atualizada no Calendly.
Conectar o HubSpot ao Calendly
- No Calendly, vá para a página Integrações.
- Selecione HubSpot, em seguida selecione Conectar HubSpot.
- Inicie sessão na sua conta do HubSpot, se solicitado.
- Se você tiver várias contas do HubSpot, selecione a conta que deseja conectar e, em seguida, selecione Escolher Conta.
- Revise as permissões solicitadas, marque a caixa de seleção para confirmar e, em seguida, selecione Conectar app.
Você será redirecionado de volta ao Calendly quando a conexão for concluída.
Perguntas e respostas personalizadas do Calendly
O Calendly envia as respostas às suas perguntas personalizadas para o HubSpot. Você pode encontrá-las na aba Atividade do contato no HubSpot.
Para contatos já existentes no HubSpot, o HubSpot não atualizará as respostas nas propriedades do contato. As respostas nas propriedades do contato permanecerão as mesmas, mesmo se o contato agendar outra reunião.
Mapear respostas personalizadas para propriedades do HubSpot
Para mapear respostas de formulários do Calendly, como cargo ou nome da empresa, para campos adicionais no HubSpot, use Workflows do HubSpot.
Sincronizar resultado da reunião
Você pode sincronizar o status da reunião do convidado no Calendly com o campo resultado da reunião do HubSpot. Esse campo mostrará se uma reunião foi agendada, concluída, marcada como não comparecimento ou cancelada.
Para ativar isso, vá à página HubSpot na sua conta do Calendly e habilite a opção rotulada Enviar status da reunião para o campo de resultado da reunião do HubSpot.
Encaminhamento com o HubSpot
Com formulários do HubSpot ou consulta de propriedade (disponível nos planos Teams e Enterprise plans), você pode direcionar leads para o membro certo da equipe com base em expertise, disponibilidade ou propriedade da conta.
Isso economiza tempo e garante retornos rápidos. Para mais detalhes, consulte Encaminhamento a partir de formulários do HubSpot e Encaminhamento com consulta do HubSpot.
Desconectar HubSpot e Calendly
Siga os passos listados abaixo para desconectar sua conta do Calendly do HubSpot.
- Vá para a página Integrações e Apps.
- Selecione HubSpot.
- Selecione Desconectar.
Uma vez desconectado, as reuniões agendadas do Calendly não passarão mais informações ao HubSpot.
Siga as etapas abaixo ou consulte no Hubspot Desconectar aplicativos do HubSpot para desinstalar o aplicativo do Calendly.
- Na sua conta do HubSpot, selecione o ícone do Marketplace na barra de navegação principal.
- Em Gerenciar, selecione Aplicativos conectados.
- No aplicativo Calendly, selecione Ações, e selecione Desinstalar.
- Digite desinstalar e selecione desinstalar.
Observação: Desinstalar o aplicativo Calendly no HubSpot não excluirá quaisquer dados do Calendly existentes no HubSpot. Se você quiser excluir propriedades personalizadas, avance para a próxima etapa.
Se você não estiver mais usando a integração do Calendly, pode remover as propriedades do HubSpot vinculadas às perguntas personalizadas do Calendly.
Observação: excluir essas propriedades removerá quaisquer dados armazenados, mas os contatos permanecerão na sua conta.
- No HubSpot, selecione o ícone de configurações na barra de navegação principal.
- Na barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
- Selecione grupos.
- Coloque o cursor sobre Detalhes das reuniões do Calendly e selecione Ver detalhes.
- Selecione todas as propriedades do grupo e escolha Arquivar.
- Retorne ao grupo Detalhes das reuniões do Calendly e selecione Excluir.
Solução de problemas do HubSpot
Você pode ter reuniões duplicadas se estiver usando a sincronização de calendários do Calendly e do HubSpot.
Para corrigir isso, considere desativar a sincronização de calendários do HubSpot. Tenha em mente que isso afetará todos os eventos no HubSpot, não apenas os eventos do Calendly.
Eventos duplicados do Zoom também podem aparecer se você estiver usando a integração do Calendly e do HubSpot com o Zoom.
Por padrão, todas as reuniões agendadas para os membros da equipe na sua organização do Calendly são sincronizadas com o HubSpot. Se você quiser limitar quais reuniões ou usuários são sincronizados, considere usar o aplicativo Filtro do Zapier.
Se seus fluxos de trabalho do HubSpot não estiverem acionando, observe que essa não é uma funcionalidade do Calendly. Para solucionar problemas, recomendamos entrar em contato com o suporte da HubSpot.